פוסט שלישי - מתי אנחנו מגלים שאנחנו לא יודעים - פרק ב'

מתי אנחנו יודעים שאנחנו לא יודעים?

פרק ב'

פוסט רביעי - אמנות ניהול הידע

** נושא זה יחולק לכמה פוסטים **

מתי אנחנו מגלים שאנחנו לא יודעים?

פרק ב'

הידע מתחלק לשתי קטגוריות: הידע הגלוי והידע הסמוי. 

הידע הגלוי ניתן לאיסוף, לתיאור ולביטוי במילים, מספרים ונתונים ועל כן ניתן לשתף בו באופן מהיר, פורמאלי ושיטתי.  לעומת זאת, הידע הסמוי הינו ידע אישי, קשה יותר לתיעוד ומתבסס על דעות, אינטואיציות, ניסיון, מקצועיות והשקפות – ולכן הוא הוא חיוני ביותר.

כאן טמון האתגר: הפיכת הניסיון והידע הסמוי למידע מאורגן, גלוי וזמין לכל.  אולם, המעבר מידע סמוי לידע גלוי אינו תהליך פשוט, אם בכלל אפשרי. מדען הונגרי, מיכאל פולני, אמר:  "לעולם אתה יודע יותר ממה שאתה מסוגל לספר"

ברור שלעולם לא תתאפשר סגירה הרמטית של כל הידע הארגוני בדרך של תיעוד.  על מנת לפעול ולהתקדם בעידן הידע, האינטרס של כל ארגון צריך להיות שימור הידע, שיתופו והעברתו בין העובדים תוך עדכונו וחידושו בהתאם לסביבה ולמציאות המשתנה.  רק שילוב בין ידע-העבר, הידע העכשווי והרצון לייצר ידע עתידי, ישמר את הארגון מעודכן ורלוונטי ויקדם אותו בין שדאר מתחריו בתחום.

הפתרון המוצע:  "לא לתת לידע לחמוק מהידיים". הפיכת הידע האישי לנכס ארגוני המשמש את המוסד, הן בעת חילופי תפקידים והן בהתנהלות הרוטינית ובתהליכי קבלת ההחלטות.  היום תהליכי חילופי העובדים בארגון הם תדירים יותר מאשר בעבר.  המעבר ממצבת עובדים קבועים למצבת עובדים עם אחוז ארעיים הולך וגדל, והשינויים בתנאי ההעסקה שלהם (לרבות המעבר מפנסיה תקציבית לצוברת) הן שתי תופעות המסמנות את המגמה הגוברת של תחלופת עובדים בכל ארגון (וזה ניכר באוניברסיטה).  הדבר כשלעצמו אינו בהכרח תופעה שלילית, אך הוא יוצר תהליך תדיר של חילופי עובדים מחזיקי-הידע וחוסר יציבות בשמירת הידע הנרכש אצל אותם עובדים.

אספנו נתונים מאגף משאבי אנוש עולה כי מספר המשרות הארעיות בעשור האחרון עלה באחוזים ניכרים לעומת העשור הקודם. נוסף על כך, האוניברסיטה ביצעה ומבצעת גם תהליכי התייעלות שהתוצאה שלהם היא הפסקת עבודתם של עשרות עובדים מיומנים ולעיתים בעלי ידע ייחודי. יש לציין כי בתקופות של התייעלות עזיבת העובדים מואצת ונעשית בפרק זמן שאינו מאפשר שימור הידע והעברתו באופן רציף ומידי בעת עזיבת אותם עובדים את הארגון.  יש לדאוג שהידע לא יחמוק את הארגון יחד עם העובד.

במסגרת העבודה ביצענו מחקר והעברנו שני סוגי שאלונים לעובדים שפרשו זמן קצר לפני שהעברנו את השאלון.  השאלון השני פנה לעובדים הנמצאים במערכת חמש שנים ובדק עד כמה תהליך העברת הידע שעברו היה נרחב, מקיף ומעמיק.  מן המחקר עולה כי הבעיה היא שיתופם המועט של העובדים ונגישותם הלוקה בחסר למידע ותהליכים המתרחשים באוניברסיטה.  קיים חוסר בתקשורת ושיתופיות בעיקר ברמה הרוחבית, כפי שציינתי למעלה.