פוסט שלישי - מתי אנחנו מגלים שאנחנו לא יודעים - פרק ג'

פוסט רביעי - אמנות ניהול הידע

** נושא זה יחולק לכמה פוסטים **

מתי אנחנו מגלים שאנחנו לא יודעים?

פרק ג'

יותר ויותר מסתבר כי אין די במערכות ממוחשבות ובנהלים כתובים.  יש להוסיף רבדים שיגבירו את תחושת השיתופיות וישלימו את לכידת הידע ושימורו ואף לייצר ידע תפעולי חדש לטובת הארגון.    

תהליך זה נקרא "שיתוף ציבור" והוא מקיף סוגים שונים ורבים של תהליכים, הקשורים במגוון רחב שדל היבטים תכנוניים, ארגוניים, קהילתיים וסביבתיים.  זהו תהליך בו ציבור העובדים מעורב בגיבוש, יצירה, העברה, ויישום של מדיניות ציבורית או ארגונית.  ניימיר וספאש מדגישים את חשיבות השיח כ"תקשורת חופשית ופתוחה, המכוונת לבניית הבנה הדדית ואמון".  שיתוף העובדים, כציבור אוניברסיטאי או ארגוני ייחודי, הוא הכלי שבאמצעותו מתאפשר לכל אחד מהם לתרום לתהליך קבלת ההחלטות (ולו רק מבחינה רעיונית) ולתפעול ארגוני יעיל.  שיתוף מביא להעצמה אישית וכלל ארגונית: העצמת היחיד, העברת האחריות לידיו במידה מסוימת, תחושה של שליטה מסוימת במצב והעלאת רמת האחריות האישית וההדדית של העובד כלפי עמיתיו וכלפי הארגון.

החסמים העולים מהתחקיר לעבודה זו הינם היעדר זמן ומוטיבציה לשיתוף ומגבלות טכניות ותשתיתיות.  הרעיון העומד בבסיס נייר מדיניות זה הוא יצירה ושמירת ידע. מרבית התהליכים השיתופיים מתרחשים בקבוצות (ברור,  לא תמיד...).  הקבוצה יכולה לתרום דבר מה שהוא בבחינת "השלם הוא יותר מסך חלקיו".

החלופות:  על מנת ליצור שינוי מהותי בשמירה על רציפות הידע בחילופי תפקידים, החלופות המוצעות להלן המציגות שלוש גישות:

שיפור תשתיות המחשוב

נהלי כח-אדם ותהליכי עבודה

והפיכת האוניברסיטה (או ארגון) ל"ארגון לומד". 

חלופות אלו שונות זו מזו באופן עקרוני:  הקמת תשתית מחשוב שמה דגש על עבודה עצמאית, כאשר העובד צריך להתאים את עצמו למערכות.  יש בכך מידה רבה של האחדת תהליכים, אך מצד שני תהליך העבודה הופך "שיטתי מידי" ופחות יצירתי.

הוספת תהליכי עבודה כתובים בחלופת "נהלי כח-אדם" היא תהליך תקני מפורט ומוסדר.  בגישה זו יש קורטוב של ביורוקרטיה והוכחת תקופתה היא בעיקר בעת חילופי תפקידים. 

חלופת "הארגון הלומד"  מציעה שיתוף העובדים החל מרת הידע האישי, דרך הידע היחידתי ועד הידע הארגוני.  חלופה זו עוסקת באדם כגוף ידע ולא במכשור, מחשוב או נהלים יבשים.  דרך שיתוף החוויה האישית המסופרת של העובד עם עמיתיו נוצר, נצבר ומשתמר דווקא הידע הסמוי אך החיוני ביותר לארגון.